Jak efektywnie organizować dokumenty w szafie – porady i triki

Uporządkowana dokumentacja to ważny aspekt prowadzenia firmy, niezależnie od jej profilu. Dobrze zorganizowane dokumenty znacząco ułatwiają przepływ informacji w firmie i umożliwiają kontrolowanie wydatków. Jak zadbać o to, by dokumentacja w biurze była przechowywana w praktyczny sposób? Gdzie najlepiej przechowywać dokumenty? Więcej poniżej!

Przechowywanie dokumentów z wrażliwymi danymi

Dokumenty zawierające dane osobowe wymagają odpowiedniego sposobu przechowywania. Nie powinny one być dostępne dla każdego, dlatego najlepiej przechowywać je w zamykanych na klucz szafach.

Dzięki temu dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby i nie ma ryzyka wycieku wrażliwych danych poza firmę. W przypadku dokumentów osobowych i faktur, które są przechowywane przez określony czas, warto porządkować je według dat.

Pomocne w tym okażą się segregatory, w których można ułożyć dokumenty chronologicznie. Grzbiety segregatorów ustawione przodem powinny być opatrzone informacją dotyczącą charakteru dokumentów, jakie się w nich znajdują oraz czasu, jaki obejmują (np. rok).

W ten sposób znalezienie pojedynczych dokumentów z konkretnego czasu nie będzie stanowić problemu. Wystarczy wybrać odpowiedni segregator i w nim szukać. Ważne jest, by przestrzegać chronologicznego ułożenia, wtedy organizacja dokumentów będzie efektowna.

Organizacja dokumentów bieżących

Dokumentacja wykorzystywana na bieżąco w firmie powinna być odpowiednio uporządkowana, ale też łatwo dostępna. W tym celu warto wykorzystywać teczki na dokumenty, skoroszyty i segregatory. Muszą być dobrze opisane, aby było wiadome, czego dotyczą.

Teczki, skoroszyty i koszulki ochronią dokumenty przed ubrudzeniem czy potarganiem, są też estetyczną formą przechowywania czy przekazywania dokumentów między działami. Tak ułożone w szafie zajmą mniej miejsca, a pojedyncze kartki nie będą wypadać z szafy, tworząc nieład w dokumentacji.

Aby uporządkować różne dokumenty w szafie, zwłaszcza w przypadku bieżącego dokładania do nich nowych dokumentów, warto wykorzystać przegródki, które pozwolą oddzielić od siebie różne grupy papierów.

Takie przegródki będą alternatywą dla szuflad, a ułożone między nimi teczki i segregatory będą lepiej widoczne, co ułatwi szukanie poszczególnych dokumentów w razie potrzeby.

Sprawdź ofertę szaf na dokumenty: https://www.fami.com.pl/kategoria/dokumenty/

Przechowywanie dokumentów archiwalnych

Niektóre dokumenty w firmie muszą być przechowywane przez określony czas ustalony przez prawo, nawet jeśli nie są nam one już potrzebne do prowadzenia działalności. Mogą jednak być sprawdzane, na przykład podczas kontroli Urzędu Skarbowego.

Przechowując je, warto również w nich zachować porządek, aby w razie kontroli móc przedstawić wszystkie wymagane dokumenty. Pomogą w tym segregatory i teczki ułożone tematycznie i chronologicznie w papierowych pudełkach z pokrywą na archiwalne dokumenty.

Takie pudełka z odpowiednim opisem zawartości można przechowywać w szafie na najwyższej półce.

Szafy i regały biurowe od sprawdzonego producenta

Chcąc efektownie zorganizować dokumentację w swojej firmie, warto zacząć od wyposażenia jej w profesjonalne szafy do przechowywania dokumentów. Firma FAMI to producent wyposażenia dla firm, przemysłu i biur, w tym metalowych szaf na dokumenty.

Solidna konstrukcja, funkcjonalna budowa, estetyczny wygląd i możliwość zamknięcia na klucz sprawiają, że spełniają obowiązujące normy i mogą być wykorzystywane nie tylko w biurze, ale też warsztacie, dużej korporacji czy salach konferencyjnych.

Metalowe szafy na dokumenty z drzwiami przesuwanymi, skrzydłowymi, z żaluzją czy zamykane na klucz dają duże możliwości aranżacyjne nawet na niewielkiej przestrzeni. Aby mieć pewność najwyższej jakości wykonania i dostosowania do warunków panujących w różnych zakładach pracy, warto wybrać szafy i regały od producenta mebli biurowych FAMI.

Firma nie tylko zajmuje się dystrybucją, ale także produkcją, monitorując każdy etap procesu powstawania mebli biurowych. Dzięki temu mogą kontrolować jakość wykonania i zaproponować konkurencyjne ceny na rynku.